Bedrijfsautomatisering met ERP software

Met projectmanagementsoftware kunnen bedrijven de uitdagingen van digitalisering op de lange termijn beter aangaan.

De druk op bedrijven neemt steeds groter. Een tekort aan vakmensen, toenemende concurrentiedruk, hogere eisen van klanten en last but not least de uitdagingen op het gebied van digitalisering zorgen voor problemen bij bedrijven. Er zijn tal van toepassingen op de markt die processen veel efficiënter en resourcebesparend maken, vooral in projectmanagement.

Met een projectmanagementsoftware, geïntegreerd in hun eigen ERP-systeem, hebben bedrijven de mogelijkheid om projecten sneller en tegen een veel aantrekkelijkere prijs voor de klant uit te voeren . Wat dergelijke toepassingen precies kunnen bereiken in de ondernemerspraktijk is het onderwerp van dit artikel.

Wat is bedrijfsautomatisering?

Met bedrijfsautomatisering software kunnen projecten veel efficiënter worden gepland, uitgevoerd en afgerond. De software brengt alle processen van een project in kaart en verbetert zo de communicatie tussen de individuele projectdeelnemers, de klanten en de andere afdelingen in uw eigen bedrijf.

In combinatie met uw eigen ERP-systeem heeft u de mogelijkheid om veel processen buiten de grenzen van een project in te korten en zo efficiënter te maken. De teamleden kunnen werktijden invoeren, voortgang delen en behoeften weergeven tijdens het project. Tegelijkertijd houdt het management altijd de voortgang in de gaten en kan het dus middelen beter plannen.

Hieronder willen we graag een gedetailleerde blik werpen op de individuele functies die een projectmanagementsoftware biedt. Ook willen we ingaan op de koppeling met andere modules binnen een ERP-landschap en hun potentieel meer in detail laten zien, wat helpt om de digitalisering in uw eigen bedrijf te bevorderen.

Functies voor bedrijfsautomatisering

Afhankelijk van het programma dat u kiest, krijgt u functies die het gemakkelijker maken om projecten te berekenen, plannen, uitvoeren en voltooien. De functies die hieronder worden genoemd, zijn bedoeld om u een overzicht te geven van de mogelijkheden van een gemeenschappelijke project management module, zoals deze te vinden zijn in verschillende ERP-software of als stand-alone oplossingen op de markt.

Projectkostenberekening

Elk project begint met een berekening. Het moet worden beoordeeld op basis van de opdracht of de aanbesteding onder welke voorwaarden een project kan worden uitgevoerd. Hiervoor heeft een projectmanagementsoftware de mogelijkheid om dergelijke offertes direct te importeren en alle relevante gegevens voor de berekening eruit te filteren.

Deze worden vervolgens gecontroleerd op beschikbare capaciteiten en inkooplijsten kunnen worden gemaakt. Freelancers worden geëvalueerd, evenals vrije machinecapaciteiten en andere beschikbare apparatuur en zo bepaald wanneer een project zo vroeg mogelijk kan worden voltooid.

Projectplanning

Zodra u het contract voor een project hebt gekregen, gaat het naar de projectplanning. Voor dit doel worden de gegevens uit de berekening eenvoudig overgedragen en uitgebreid. Op deze manier kunnen afzonderlijke projectstappen worden gedefinieerd en onderverdeeld in subsecties.

Elke processtap kan vervolgens de verantwoordelijke mit-werknemer toegewezen krijgen. Hetzelfde geldt voor de benodigde middelen, zoals materialen, gereedschappen, machines, enz. Ontbrekende resources kunnen eenvoudig worden besteld en toegewezen aan het betreffende project na ontvangst van goederen.

Implementatie

Tijdens de verwerking van een project houden alle medewerkers hun voortgang in de afzonderlijke projectfasen bij. Op overzichtelijke dashboards kan de gehele projectvoortgang direct worden bijgehouden. Als het project op een gegeven moment stil komt te liggen, kan dit direct bekeken worden en kan er snel gezocht worden naar passende oplossingen.

Hetzelfde geldt voor het budget van een project. Als er bijvoorbeeld te veel werkuren in een bepaalde sectie vloeien, kan het systeem onafhankelijk zijn voor mogelijke budgetoverschrijdingen. Op deze manier kan ervoor gezorgd worden dat u altijd tegen de afgesproken voorwaarden kunt leveren of indien nodig kunt herberekenen.

Voltooiing

Dankzij de doorlopende boekhouding worden alle gemaakte kosten direct geprojecteerd en kunnen ze worden omgezet in een eindfactuur. Het is dan heel transparant voor de klant om te zien welke middelen op welk moment in het project zijn gevloeid. Bovendien is het mogelijk om het project met al zijn projectsecties in het systeem op te slaan.

Op deze manier is het mogelijk om te achterhalen waar er problemen waren in het projectproces en hoe deze in verdere projecten kunnen worden voorkomen. Het projectraamwerk kan ook dienen als sjabloon voor latere projecten, wat de berekening en projectplanning van toekomstige projecten verder verkort en verbetert.

Koppeling met ERP software

Vooral de moeite waard bij een projectmanagement software is de verbinding met andere gebieden van een bedrijf. Door bijvoorbeeld verbinding te maken met een warehouse management systeem kunnen beschikbare goederen in het magazijn worden gezocht en direct worden geblokkeerd voor bepaalde projecten.

Een verbinding met de inkoopafdeling van een bedrijf zorgt voor een snellere inkoop van benodigde resources. Er moet ook een overeenkomstige koppeling zijn met facturering en salarisadministratie. Op deze manier kunnen snel en eenvoudig tussentijdse of eindfacturen worden aangemaakt en kunnen werktijden worden gefactureerd.

Dergelijke verbanden zijn te vinden op vrijwel alle niveaus van ondernemerschap. Dankzij de gemeenschappelijke datamaster die door alle actoren in het bedrijf wordt gebruikt, kunnen processen op alle niveaus aanzienlijk worden verkort en dus efficiënter worden uitgevoerd.